אל תעברו בלעדיהם: מסמכים רשמיים

אולי כבר יצא לכם ללמוד ולהבין רשות ההגירה וכמוה גם העיריות המקומיות מבקשות הצגת מסמכים רבים ומגוונים. מה להביא מישראל? האם לתרגם? ללכת לנוטוריון, או למשרד החוץ? נדרש אפוסטיל או לא? בואו נעשה קצת סדר. בחלק הרביעי במדריך למעבר להולנד נעסוק במסמכים רשמיים, מה נדרש לתרגום ומה לאימות, איך ההליך מתבצע, והכל בהתייחס לישראלים העוברים להתגורר בהולנד. בואו נצלול יחד!

הכל נמצא בפרטים הקטנים – תרגום ואימות מסמכים

הדרישה הכוללת היא כי מסמכים מחו"ל יהיו רשמיים או מאומתים. כמובן שהדרישה הנוספת היא שהרשויות בהולנד יוכלו לקרוא אותם ולכן הם אינם יכולים להיות בשפה העברית. שפות התרגום האפשרויות הן הולנדית, אנגלית, צרפתית או גרמנית.

מהו אימות?

הליך אימות הוא הליך בו מסמך רשמי הנתקבל במדינה אחת, מתאים לשימוש במדינה אחרת. לדוגמא תעודת לידה, תעודת נישואין או הצהרת סטטוס רווק (תעודת רווקות/ תמצית רישום). במהלך האימות, המסמך נבדק כדי לברר אם הוא הונפק על ידי הארגון הנכון. מסמכים עוברים אימות עם חותמת או מדבקה. לאחר מכן, המסמך יהיה מוכן לשימוש בהולנד. אימות מסמכים יכול לקחת זמן רב, אז הקפידו להתחיל את התהליך מוקדם ככל שניתן.

אימות (לגליזציה) מסמכים מישראל לשימוש בהולנד

כדי להשתמש במסמך מישראל בהולנד, תחילה עליכם לאמת אותו על ידי הרשויות הישראליות. זה נעשה באמצעות אפוסטיל. זוהי צורה פשוטה של לגליזציה המאפשרת להשתמש במסמכים בהולנד.

חשוב לדעת:

• יש לתרגם מסמכים בעברית לשימוש בהולנד.
• המסמך חייב להיות מקורי ומלא. אם הוא מתייחס למסמכים או נספחים אחרים, יש לכלול אותם.

לגליזציה של מסמכים בעברית היא תהליך דו-שלבי.

שלב 1: תרגום המסמך שלך

אם המסמך הוא בעברית, יש לתרגם אותו להולנדית, אנגלית, צרפתית או גרמנית על ידי מתרגם מוסמך/ מורשה.

• תרגום המסמכים בישראל:
  • על ידי מתרגם מוסמך .
  • המקור והתרגום מאומתים עם אפוסטיל.
• תרגום המסמכים בהולנד:
  •  אימות המסמך המקורי באפוסטיל בישראל.
  • תרגום המסמך המאושר על ידי מתרגם מושבע בהולנד (אין צריך לאמת את התרגום).

שלב 2: אימות המסמך

• אימות המקור והתרגום (במידת הצורך) באמצעות אפוסטיל.
• ניתן לקבל אפוסטיל מהרשויות בישראל.
• לאחר שהמסמך עבר לגליזציה/ אימות הוא מתאים לשימוש בהולנד.

שימו לב: מסמכים שמונפקים על ידי הקונסוליה הישראלית אינם מקבלים אפוסטיל אלא עוברים לגליזציה בדרך אחרת.

אין לכם את המסמך הנדרש? גלו כאן היכן ניתן להשיגו:

• תעודות לידה ותעודות פטירה – ניתן לקבל עותק רשמי של תעודת לידה או תעודת פטירה מרשות האוכלוסין, ההגירה והגבולות, שהיא חלק ממשרד הפנים.
• אישורים על מעמד רווק – ישראל אינה מנפיקה תעודות על מעמד רווק (לא נשוי). ניתן לקבל תמצית ממרשם האוכלוסין הכוללת מידע על מצבכם המשפחתי.
• תעודות נישואין
  • נישואים יהודיים: ניתן לקבל עותק רשמי של תעודת נישואין יהודית מהרבנות הראשית. חתומה על ידי משרד הדתות.
  • נישואים מוסלמים: ניתן לקבל עותק רשמי של תעודת נישואין אסלאמית מבית הדין השרעי במחוז בו נערכו הנישואין.
• תעודות גירושין – ניתן לקבל הוכחת גירושין מהרשות הדתית הרלוונטית. חתומה על ידי משרד הדתות.

לאחר אימות המסמכים – בהולנד

אימות המסמך אינו מאשר את אמיתות תוכנו. עירייה בהולנד, שירות ההגירה וההתאזרחות (IND) או רשות אחרת עשויה להחליט לאמת דברים אלו. לגליזציה של המסמך פירושו שהמסמך נושא את החתימה הנכונה.

לכל רשות דרישות שונות לגבי המועד בו הונפק המסמך. יתכן ותידרשו למסמך חדש או בן פחות מחצי שנה. למידע ספציפי יש לפנות לרשות המבקשת.

למידע נוסף בנושא אימות ותרגום מסמכים בינלאומיים ניתן לפנות בטלפון 031-247-247-247 למרכז הקשר הולנד העולמי 24 שעות ביממה, 7 ימים בשבוע.

טיפ: לפני המעבר בידקו שיש ברשותכם מסמכים מתורגמים ומאומתים של כל בני המשפחה לרבות ילדים. התעודות הנדרשות לרוב הינן, תעודות לידה, תעודות נישואין ותמצית רישום. יתכן ויהיה צורך גם לספק תעודות על שינוי שם וכדומה במקרים מסוימים.

BRP – אם אתה לא שם אתה לא קיים

Personal Records Database – BRP הוא מאגר הנתונים האישיים של הולנד. מאגר זה מכיל את המידע האישי של כל התושבים בהולנד וגם של אזרחים שאינם תושבים. המועצה המקומית, העירייה, נדרשת לתחזק מאגר עדכני. המידע האישי כולל סטטוס משפחתי, ילודה, שינוי כתובת או פטירה. כאשר תושב עובר למועצה מקומית אחרת (מחוז), המידע האישי עובר בעקבותיו.

קיים גם מאגר מידע לתושבי חוץ הנקרא Non-residents Records Database – RNI. כאשר תושב הולנד עובר לחו"ל, הנתונים האישיים שלו מועברים למדור תושבי חוץ של מאגר. זה ידוע בשם מאגר הרשומות של תושבי חוץ (RNI). אנשים שנמצאים בהולנד פחות מ-4 חודשים – לדוגמא לצורך עבודה או לימודים – יכולים גם להירשם כתושבי חוץ ב-RNI. הם יצטרכו מספר זהות (BSN), אותו הם יקבלו כשהם נרשמים.

למה הדבר דומה? בישראל המועצות המקומיות לרוב אינן המקור למידע אישי לגבי התושבים אלא מנהל האוכלוסין ומשרד הפנים. בהולנד דווקא העירייה היא זאת הנדרשת לתחזוקת מאגר עדכני של נתוני התושבים. לכן, כאשר אתם מתבקשים (למשל בשגרירויות למינהן) להגיש מסמך רשמי המעיד על מגורים בהולנד, מצבכם הזוגי או כתובתכם הרשומה, תדפיס ממאגר הנתונים נחשב כאסמכתא מספקת לכך (Uittreksel Basisregistratie Personen). ניתן להנפיקו בשפות שונות ולהזמינו און-ליין בעבור סכום סמלי (דומה לתמצית רישום ממשרד הפנים).

טיפ: שימו לב – אם יש בידכם דרכון אירופאי וברצונכם לחדשו בשגרירות המדינה בהולנד, מסמך ממאגר זה הינו מסמך המעיד על מגוריכם בהולנד בצורה רשמית. אנא ודאו כי השפה אותה אתם בוחרים (במועד הנפקת המסמך), הינה שפה המקובלת על השגרירות הרלוונטית (לרב יש מספר אפשרויות).

מוזמנים להמשיך למדריך הבא העוסק האישורי שהייה בהולנד